Selamat kembali ke sekolah daripada kami BTPN Selangor kepada semua warga pendidik. Selalunya pada awal tahun cikgu-cikgu akan menerima para pelajar baru bukan ? Terutama sekolah rendah yang mana para pelajarnya tahun 1 semuanya.

Kepada guru frog VLE ini merupakan satu masalah yang berulang ! Pengedaran ID Frog VLE kepada para pelajar tahun 1 ini. Ada yang minta pelajar salin ke dalam buku tulis dan ada yang membuat kad ID Frog. Cara yang paling mudah adalah Kad ID Frog malangnya membuat kad-kad tersebut amat memakan masa jika para pelajarnya terlalu ramai .. nak kena taip satu persatu !

Kami di sini ingin berkongsi tips bagaimana hendak membuat kad ID Frog dengan mudah dan dapat menjimatkan masa cikgu.

Bahan yang diperlukan adalah seperti berikut :

  1. Senarai nama pelajar baru, ID dan Kata Laluan
  2. PC atau Laptop
  3. Pencetak
  4. Cutter Board atau Gunting
  5. Mesin Laminate

LANGKAH 1

Download senarai nama atau cikgu boleh dapatkan ID dan Kata Laluan Frog VLE daripada cikgu admin frog senarai tersebut .. pastikan senarai nama tersebut dalam bentuk Microsoft Excell dan mempunyai table berikut :

  1. Nama Pelajar
  2. ID
  3. Kata Laluan
  4. Tahun dan Kelas (ini untuk memudahkan cikgu edarkan mengikut kelas)

Lengkapkan maklumat asas seperti di atas

Save lembaran ini dan simpan di tempat yang mudah cikgu nak gunakan semula contohnya di desktop terlebih dahulu.

 

Save untuk kita gunakan semula nanti

LANGKAH 2

Buka Microsoft Word dan buat beberapa kotak dengan menggunakan fungsi table. Contoh kami gunakan 2×6 untuk ruangan kotak dalam contoh.

Gunakan fungsi insert untuk memasukan kotak

Selapas itu klik menu Mailings > Start Mail Merge

 

Klik menu Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard

Satu menu sebelah kanan Microsoft Word akan keluar dan pilih Letters dan klik butang Next

Ikut tetapan di atas

Seterusnya pilih Use the current document dan klik lagi Next

Ikut jer lagi sekali tetapan yang diberi

Seterusnya satu lagi paparan akan muncul .. kali ini pilih browse

Klik link browse

Cari senarai fail Microsoft Excell yang cikgu buat sebelum ini dan save tadi kami gunakan senarai nama frog.xlsx sebagai contoh

Pasatikan fail excell kita betul untuk digunakan nanti

Klik OK

Satu lagi pop-up akan keluar dan cikgu boleh nampak senarai nama pelajar tersebut jika betul.

Klik OK

Selepas itu pop-up akan hilang dan cikgu boleh gunakan data tersebut untuk mengisi. Klik pada ruangan kita nak masukan data dan pilih maklumat yang hendak digunakan dengan klik menu Insert Merge Field

Klik data yang hendak digunakan

Contoh data field yang telah dimasukan

Contoh Data Field yang kita gunakan

Kita copy dan paste ke kotak-kotak seterusnya sehingga penuh satu paparan A4 dan jika tak muat cikgu boleh padamkan kotak yang lebih

Copy Paste ke kotak selebihnya

Sampai ke tahap ini akan timbul masalah kerana apabila paparkan data untuk Mail Merge semua kad akan mempunyai nama yang sama bukan ? Tengok contoh

Preview Result

Hmm bukan hasil yang kita nak capai .. Bagaimana hendak bezakan kotak pertama dan kotak kedua dan seterusnya ? Cikgu gunakan langkah ini untuk memberi arahan rekod untuk data berbeza setiap kotak

Klik kotak kedua dan klik Rules > Next Record

Seterusnya pastikan semua kotak mempunyai arahan <> kecuali kotak pertama seperti rajah dibawah

Pastikan <> pada semua kotak kecuali kotak pertama sahaja

Kita preview lagi sekali hasil kita dan sepatutnya ia mempunyai set berbeza bagi setiap kotak .. kalau menjadi maknanya kita telah berjaya

Klik Preview untuk lihat hasil

LANGKAH 3

Langkah ini langkah terakhir .. iaitu kita akan Print atau terus export ke dalam bentuk softcopy

Klik untuk mencetak terus ke printer

Satu pop-up akan keluar .. pilih berapa page nak cetak dan klik OK

Klik OK

Kalau cikgu pilih Edit Individual Documents Microsoft Word akan keluarkan senarai dalam bentuk softcopy untuk kita edit manual jika ada kesilapan

Pilihan edit sebelum cetak

Sampai sini sahaja .. semoga dapat membantu cikgu mengurus ID Frog dengan lebih mudah dan berkesan. Bolehlah potong dan laminate untuk tahan lebih lama sebelum diedarkan ke para pelajar cikgu. Selamat mencuba

Pin It on Pinterest

Shares
Share This

Jom Kongsi

Kongsikan ke rakan anda

Shares
%d bloggers like this: